Anonymisierte Beispiele aus der Praxis, keine Referenzkunden. Die folgenden Fallstudien zeigen typische Projektverläufe und Ergebnisse aus der Beratungsarbeit. Branchen, Größenordnungen und Zahlen sind realistisch, aber Firmennamen, Standorte und Personen sind bewusst weggelassen oder variiert. Es handelt sich nicht um namentlich genannte Referenzprojekte.
Alle drei Beispiele basieren auf realen Projektsituationen. Branchen, Größenordnungen und Zahlen sind typisch und praxisnah; Firmennamen, Standorte und Personen sind bewusst weggelassen oder variiert. Dies sind anonymisierte Beispiele aus der Praxis, keine Referenzkunden.
Kosten vorher/nachher, Laufzeiten, eingesparte Arbeitszeit und Break-even sind praxisnah modelliert, keine Modellrechnungen aus dem Lehrbuch, aber auch keine namentlich genannten Kundenaufträge.
Firmierung, PLZ-Bereich, Ansprechpartner und exakte Software-Stacks sind verschleiert. Genug für Ihre Einordnung, zu wenig für einen Rückschluss.
Wenn eine Zahl für Ihre Situation unglaubwürdig wirkt: fragen Sie. Ich erkläre die Rechnung lieber einmal zu viel als einmal zu wenig.
Medizinisches Versorgungszentrum, rund 40 Mitarbeitende, davon 12 in der Abrechnung und im Empfang. Ziel: weniger Suchzeit in der Akte, weniger Nacharbeit in der KV-Abrechnung, ohne Patientendaten das Haus zu verlassen.
Gesundheitswesen · MVZ
40 Mitarbeitende · 3 Standorte · 120.000 Dokumente im Archiv
Die Praxissoftware deckte die Volltextsuche nicht ab. Zwei Cloud-Dienste liefen parallel: einer für Dokumenten-Zusammenfassungen, einer für Plausibilitätsprüfungen in der Abrechnung. Monatlich rund 4.800 € API- und Abokosten, dazu 23 Arbeitsstunden pro Woche Such- und Abstimmzeit über drei Teams.
Entscheidender war jedoch die Frage der Datenhaltung: Patientendokumente in einer nicht-deutschen Cloud verarbeitet zu lassen, war datenschutzrechtlich nicht durchsetzbar. Der Betrieb lief also weiter mit Exporten, Handarbeit und vielen offenen Tabs.
Die laufenden API-Kosten entfielen vollständig. Die Suche in der Akte liefert jetzt Treffer in unter zwei Sekunden inklusive Kontextauszug; die Plausibilitätsprüfung markiert Auffälligkeiten vor der Einreichung. Die Datenschutzbeauftragte hat die Konfiguration geprüft und freigegeben, Daten bleiben im Haus, Protokoll liegt vor.
Nach 11 Monaten war die Hardware amortisiert. Betriebskosten (Strom, Wartung, Backup) liegen bei unter 140 € pro Monat.
Wirtschaftskanzlei mit 22 Anwältinnen und Anwälten, Schwerpunkt M&A und Gesellschaftsrecht. Ziel: schnellere Erstsichtung von Vertragsdatenräumen, ohne dass ein einziges Mandat die Kanzlei verlässt.
Recht · Wirtschaftskanzlei
22 Anwältinnen und Anwälte · 8 Assistenz · Transaktionsvolumen 8–12 Deals pro Jahr
Für die Erstsichtung von Datenräumen nutzte die Kanzlei zwei SaaS-Lektoratstools, zusammen rund 6.200 € pro Monat. Beide verlangen Upload der Dokumente in die Cloud der Anbieter. Da die Mandantenseite das ausdrücklich ausschloss, lief der produktive Einsatz an der teuren Stelle aus, die Tools wurden für unverfängliche Muster genutzt, die eigentliche Due Diligence lief manuell.
Realer Engpass: ein Deal erzeugte 6 bis 9 Personentage reines Erstlesen, bevor die juristische Bewertung überhaupt beginnen konnte.
Die Erstsichtung dauert heute 2 bis 3 statt 6 bis 9 Personentagen. Die Freigabe-Routine steht als fester Prozessschritt im Ablauf und ist in der Berufshaftpflicht- und Mandantendokumentation beschrieben. Die SaaS-Abos wurden gekündigt; der Betrieb läuft auf vorhandener Server-Hardware der Kanzlei.
Der Mandantenschutz ist der härtere Punkt gewesen als die Technik: erst als die Auftragsverarbeitung, das Löschkonzept und der Prüfpfad standen, war die Sache intern durchsetzbar.
Maschinenbau, rund 180 Mitarbeitende, eigene Montage und Instandhaltung. Ziel: Störungsursachen schneller finden und technische Dokumentation im richtigen Moment vorlegen, statt sie in drei Systemen zu suchen.
Fertigung · Maschinenbau
180 Mitarbeitende · 3 Hallen · ca. 40.000 technische Dokumente
Drei Dienste liefen parallel, ohne gemeinsame Rechnung und ohne gemeinsame Datenbasis: ein Wissensportal (9.400 €/Monat gesamt über die drei), ein Tickettool mit KI-Addon und ein Übersetzungsdienst für Handbücher. Die Instandhaltung suchte Ersatzteilinformationen in Schnittmengen aus ERP, Netzlaufwerk und E-Mail, nach eigenen Erhebungen 2.300 Stunden pro Jahr reine Suchzeit.
Kritische Zeichnungen und Kundendokumentationen durften den Standort nicht verlassen. Die KI-Funktionen der drei Dienste liefen deshalb oft still mit, ohne dass jemand die Nutzungsbedingungen im Detail geprüft hatte.
Die drei Dienste wurden auf einen internen Betrieb plus einen schmalen Cloud-Anteil reduziert. Die Suchzeit in der Instandhaltung sank um geschätzt 1.900 Stunden pro Jahr; die Rücklaufzeit technischer Anfragen an den Außendienst halbierte sich. Die Dokumentationsqualität stieg messbar, weil Zeichnungen und Prüfprotokolle jetzt am selben Ort liegen.
Amortisation nach 9 Monaten. Der hybride Pfad ist im Betriebshandbuch als Regel hinterlegt, nicht als Ausnahme.
Verschiedene Branchen, verschiedene Engpässe, aber eine gemeinsame Reihenfolge: erst messen, dann entscheiden, dann bauen. Ohne den Check am Anfang hätte jedes der drei Projekte die falsche Seite optimiert.
| Projekt | Engpass vorher | Entscheidung | Amortisation | TCO 3 Jahre |
|---|---|---|---|---|
| Gesundheitswesen | Suchzeit + Cloud-Sperre für Patientendaten | Komplett lokal, eine Appliance | 11 Monate | −43 % |
| Recht | Due-Diligence-Erstlesung bei Mandantengeheimnis | Inhouse-Workflow mit Review-Gate | 8 Monate | −37 % |
| Fertigung | Drei Dienste, 2.300 h Suchzeit pro Jahr | Hybrid: lokal für vertraulich, Cloud für Rest | 9 Monate | −44 % |
Was die Zahlen nicht zeigen: In allen drei Fällen war der größte Hebel die reduzierte Such- und Abstimmzeit, nicht die eingesparte Softwarelizenz. Der TCO-Check (250 €) zielt genau darauf, er trennt die beiden Posten, bevor Sie eine Entscheidung über Hardware oder Cloud treffen.
Der TCO-Check dauert eine Sitzung und kostet 250 €. Danach wissen Sie, was Ihre Workloads heute kosten und welche Richtung sich rechnet, auch wenn die Antwort „Cloud" heißt.
Die Methodik hinter den Zahlen steht in den Artikeln und Unterlagen, kostenfrei, ohne Registrierungsschleife.
Was im Check passiert, was Sie danach in der Hand haben und warum der Betrag bei einem Folgeprojekt angerechnet wird.
KI-Grundlagen, KI für Teams und der TCO-Workshop, mit Agenda, Preisen (ab 1.600 €/Tag) und Ergebnisprotokoll.
TCO-Checkliste, KI-Readiness-Guide und EU-AI-Act-Kompakt, zum Mitnehmen in die nächste Teamsitzung.